​Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Khi các công dân của một nước muốn một văn bản công được cấp bởi các nhà chức trách của nước đó có hiệu lực tại một nước khác, hoặc ngược lại, một văn bản được cấp bởi các nhà chức trách của nước khác, ví dụ nước nơi công dân đó cư trú, muốn có hiệu lực tại nước đó. Trong các trường hợp này văn bản đó cần được công nhận bởi các nhà chức trách của Quốc gia nơi văn bản này có hoặc muốn có hiệu lực pháp lý.

Việc công nhận nói trên được thực hiện qua cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự làm thủ thục hợp pháp hóa lãnh sự, và trên cơ bản được thể hiện qua một hệ thống các chữ ký trên văn bản đó. Mỗi một chữ ký sẽ chứng nhận tính xác thực của chữ ký của người ký trước đó bằng hình thức ký kèm theo dấu với nội dung như sau hoặc tương tự như sau: Visto Bueno para legalizar la firma que antecede, por ser, al parecer, auténtica, sin prejuzgar la veracidad del contenido del documento ni el ulterior destino que pueda dársele, nghĩa là Chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự chữ ký trên, vì có vẻ, giống với mẫu chữ ký đăng ký, mà không đánh giá tính chính xác của nội dung văn bản hay mục đích sử dụng cuối cùng của văn bản. Chữ ký cuối cùng, theo logic luôn luôn là chữ ký của nhà chức trách của nước nơi văn bản đó cần có hiệu lực. Ví dụ: một công dân Tây Ban Nha cư trú tại Việt Nam cần trình bằng kỹ sư của mình trước cơ quan nhập cảnh của Việt Nam để xin cấp giấy phép cư trú và làm việc. Trong trường hợp này công dân nói trên sẽ phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bằng của mình. Bằng kỹ sư này để có hiệu lực cần phải có chữ ký của hiệu trưởng hoặc một cá nhân có thẩm quyền khác của trường Đại học nơi cấp bằng đó. Như vậy, đầu tiên tấm bằng này sẽ phải được nhà chức trách có thẩm quyền của Phó Tổng Vụ Bằng cấp và Công nhận năng lực của Bộ Giáo dục, Văn hóa và Thể thao Tây Ban Nha đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự lên trên đó. Chữ ký và con dấu của Phó Tổng Vụ này sau đó cần được Bộ phận Hợp pháp hóa lãnh sự của Bộ Ngoại giao và Hợp tác Tây Ban Nha chứng nhận. Cuối cùng, để có hiệu lực pháp lý tại Việt Nam, văn bản này cần được mang đến Đại sứ quán Việt Nam tại Madrid làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chứng nhận con dấu và chữ ký của Bộ phận Hợp pháp hóa lãnh sự – Bộ Ngoại giao và Hợp tác Tây Ban Nha nói trên. Bước cuối cùng này có thể thay bằng việc chọn làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội, tuy nhiên sau đó để có hiệu lực tại Việt Nam cần được hợp pháp hóa lãnh sự một lần nữa tại Bộ Ngoại giao Việt Nam.

Do nhu cầu trao đổi quốc tế ngày càng tăng, rất nhiều Quốc gia đã ký kết các Công ước với mục đích tạo điều kiện cho các công dân của mình trong việc thực hiện các thủ tục chứng nhận giấy tờ, và Tây Ban Nha là một trong số các nước đó. Thỏa thuận hiện hành quan trọng nhất liên quan đến thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là Công ước La Hay số XII ký ngày 5 tháng 10 năm 1961 về việc miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, và thường được gọi là Công ước Apostil. Rất nhiều nước trong đó có Tây Ban Nha đã ký kết Công ước này nhằm đơn giản hóa các thủ tục công nhận giấy tờ giữa cơ quan cấp và cơ quan nhận. Nội dung Công ước có ghi rằng các giấy tờ văn bản sẽ được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giữa các Quốc gia thành viên và sẽ thay thế bằng đóng dấu apostil để công nhận giấy tờ đó.

Ngoài ra, các công ước song phương khác cũng xóa bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ giữa Tây Ban Nha và một số nước nhất định. Việt Nam không nằm trong số các nước ký kết hiệp định song phương với Tây Ban Nha.

Các quốc gia không tham gia ký kết bất kỳ công ước nào nói trên sẽ phải áp dụng thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Việt Nam là một trong những nước này nên tất cả các văn bản công của Việt Nam muốn có hiệu lực tại Tây Ban Nha, hoặc ngược lại, tất cả các giấy tờ công của Tây Ban Nha muốn có hiệu lực tại Việt Nam cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Để biết thêm thông tin về loại văn bản có thể hợp pháp hóa lãnh sự và thông tin chung về hợp pháp hóa lãnh sự, vui lòng xem tại trang web chính thức của Bộ Ngoại giao và Hợp tác.